Privacy Policy & Termini d’Uso — Procedify

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è NEXQ S.r.l., con sede legale in Italia.
NEXQ S.r.l. gestisce, sviluppa e mantiene la piattaforma Procedify.

2. Tipologie di dati raccolti

Procedify raccoglie e tratta esclusivamente i dati necessari al funzionamento del servizio, tra cui:

Dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, email aziendale).
Dati relativi all’account (ruolo, permessi, preferenze).
Contenuti caricati dall’utente (procedure, checklist, documenti).
Dati generati dall’utilizzo dell’AI, come bozzE, ricerche o suggerimenti.
Log tecnici necessari per sicurezza, audit e funzionamento della piattaforma.

Non vengono trattati dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR.

3. Finalità del trattamento

I dati vengono utilizzati per:

Fornire accesso alla piattaforma e ai servizi collegati.
Erogare funzionalità come collaborazione, checklist, AI e gestione documenti.
Garantire sicurezza, audit e monitoraggio degli accessi.
Gestire richieste di supporto, onboarding e assistenza tecnica.
Migliorare stabilità, funzionalità e performance della piattaforma.
Gestire il periodo di prova (trial) e la relativa attivazione.

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento si basa su:

Esecuzione del contratto (anche in versione trial).
Legittimo interesse del Titolare relativo a sicurezza, logging e miglioramento del servizio.
Consenso esplicito per funzionalità opzionali, se previste.

5. Modalità di trattamento

I dati sono trattati:

con misure tecniche e organizzative adeguate;
su infrastruttura cloud localizzata nell’Unione Europea;
minimizzando accessi e mantenendo audit trail per sicurezza.

6. Periodo di conservazione dei dati

Utenti in trial

La SLA del servizio trial è pari al 90%.
Tutti i dati caricati o generati durante la trial vengono cancellati automaticamente entro 30 giorni dal termine del periodo di prova, salvo esplicita conversione a un piano a pagamento da parte dell’utente o dell’azienda.

Utenti con piani attivi

I dati vengono conservati per tutto il periodo di utilizzo del servizio, e successivamente eliminati o anonimizzati in conformità agli obblighi di legge.

7. Diritti dell’utente

L’utente può esercitare i diritti previsti dal GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione, opposizione) scrivendo a:
privacy@nexq.it (o altra email se preferisci).

8. Condivisione dei dati

I dati non vengono venduti né ceduti.
Potrebbero essere condivisi con:

fornitori tecnici essenziali all’erogazione del servizio (hosting, AI assistant, database);
soggetti autorizzati da NEXQ S.r.l. e incaricati del trattamento.

Tutti gli strumenti utilizzati sono conformi al GDPR.

9. Uso dell'applicazione

Accedendo e utilizzando Procedify, l’utente accetta le seguenti condizioni:

9.1. Accesso

Procedify è utilizzabile solo tramite account aziendali Google Workspace o Microsoft 365.
Non sono supportati account personali.

9.2. Contenuti caricati dall'utente

L’utente è responsabile dei contenuti caricati e garantisce di avere i diritti necessari per utilizzarli.

9.3. Limitazioni del servizio

Durante la trial alcune funzionalità potrebbero essere ridotte o soggette a limitazioni tecniche.

9.4. SLA

Trial: SLA 90%
Piani commerciali: SLA secondo i termini del contratto.

9.5. Manutenzione e aggiornamenti

NEXQ S.r.l. può apportare modifiche, aggiornamenti o interventi tecnici senza preavviso, garantendo il miglior funzionamento possibile del servizio.

10. Cancellazione dell’account

L’utente può richiedere la cancellazione dell’account in qualsiasi momento.
In caso di trial, la cancellazione avviene automaticamente entro 30 giorni dal termine, con eliminazione completa dei contenuti.

11. Modifiche alla Privacy Policy

NEXQ S.r.l. può aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento. Le modifiche saranno visibili direttamente sul sito o comunicate via email.

12. Contatti

Per domande, richieste o chiarimenti:
privacy@nexq.it
NEXQ S.r.l. Piazza Vasco De Gama 7, 41053 (MO) – Italia